RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L’ASSOCIATION LOISIRS ET RENCONTRES

CA du 25/10/2022

Objet du règlement

Le règlement intérieur est constitué d’une série de précisions et de recommandations pratiques à l’usage des adhérents. Il complète et précise les statuts en ce qui concerne l’organisation de l’Association.

I – REGLES DE VIE & FONCTIONNEMENT

ADHÉSION A L’ASSOCIATION

L’adhésion est un préalable avant toute inscription à une activité. La cotisation adhérent donne droit aux activités et aux stages occasionnels.

Elle couvre l’assurance responsabilité civile obligatoire pour la pratique des activités.

Elle est offerte à partir du 4^ème adhérent de la même famille (même nom, même adresse).

Cette cotisation n’est pas remboursable en cas d’abandon de l’activité.

Elle est valable pendant toute la durée de la saison (du 01/09 au 31/08 de chaque année)

PARTICIPATION AUX MANIFESTATIONS

Pour des manifestations (soirées – bourses aux vêtements – expositions…etc.) auxquelles souhaiteraient participer des personnes non-adhérentes, un « droit d’entrée » spécifique défini par le Bureau sera exigible.

ASSURANCE

Les adhérents sont couverts par une assurance qui couvre les risques liés à l’activité.

Un certificat médical est obligatoire pour la pratique des activités sportives et de danse. Il est à remettre avant la pratique de l’activité sous peine d’exclusion temporaire.

Concernant les adhérents pratiquant une activité sportive, l’association tient à leur disposition des formulaires leur permettant de souscrire une assurance complémentaire « Individuelle Accident IA SPORT+ ». Le coût de cette assurance est à la charge de l’adhérent.

PAIEMENT DES COTISATIONS

Les cotisations sont définies et payables en début de saison. Le paiement des cotisations peut être effectué en trois fois. Les trois chèques seront encaissés au début de chaque trimestre (1er octobre /1er janvier /1er avril). L’association accepte les chèques vacances et pass’loisirs CAF.

PERIODE D’ESSAI

Pour chaque activité, un essai est possible aux conditions suivantes :

L’essai est payant et sera déduit du montant de l’activité en cas de confirmation de l’inscription.
L’adhérent s’inscrit, paye l’essai et le solde de l’activité (2 réglements). L&R encaisse l’essai mais n’encaisse pas le solde du règlement de l’activité à ce stade.
L’adhérent effectue son essai dans les 15 jours qui suivent son inscription.
L’adhérent informe le secrétariat de la suite donnée à son essai (arrêt ou poursuite de l’activité) dans les 30 jours qui suivent son inscription. En cas d’arrêt de l’activité, L&R restituera le solde du règlement à l’adhérent et gardera le montant de l’essai.
Sans retour de l’adhérent dans les 30 jours qui suivent l’inscription, celle-ci sera validée et le solde du règlement encaissé.

DURÉE DES ACTIVITÉS

L’inscription est valable pour une saison, soit du 1^er septembre au 31 août. Il n’y a pas d’activité pendant les vacances scolaires (sauf cas particuliers). Le montant des cotisations est calculé pour 31 cours (sauf cas particuliers mentionnés sur les bulletins d’inscription.

REMBOURSEMENT DE COTISATION

Une inscription engage l’adhérent pour l’année, aussi toute demande de remboursement doit faire l’objet d’une demande écrite qui sera examinée par le Bureau.

Deux situations peuvent ouvrir droit à remboursement :

Un déménagement (départ de la région) avec demande écrite fournie sous 1 mois après le début de l’absence. Un justificatif de déménagement sera fourni à L&R
Arrêt maladie de plus d’un mois consécutif, sous réserve de fournir un certificat médical remis à L&R dans les 10 jours suivant sa délivrance (aucun certificat antidaté ne sera accepté)

Modalités de remboursement :

– Chaque mois commencé est dû

– Le remboursement débutera le 1^er du mois suivant la date de réception du certificat médical.

– Le montant brut du remboursement de la cotisation se fera à raison de 1/10ème par mois complet d’absence (la période d’activité s’étendant sur 10 mois)

– Une retenue de 10% du montant brut du remboursement sera effectuée pour frais de gestion.

Les activités pour lesquelles l’association joue le rôle d’intermédiaire (ex. : Aqua-Gym), et dont elle n’assure pas la gestion directe, les conditions de remboursement seront celles édictées par ce prestataire. L’information figurera sur le bulletin d’inscription.

DROIT A L’IMAGE

L’adhérent accepte que des photos soient prises au cours des activités. L’association s’engage à n’utiliser ces photos qu’à de fins de communication associative.

En cas de refus, l’adhérent devra le signaler par écrit.

RESPONSABILITÉ

La responsabilité de l’association n’est engagée que pendant la durée des activités.

Les parents doivent accompagner leurs enfants jusqu’à la porte de la salle où se déroule l’activité et s’assurer de la présence de l’animateur. Ils doivent venir les chercher à la fin de l’activité.

SANCTIONS

En cas de manquement caractérisé aux règles de la bienséance ou d’inobservation du présent règlement, les sanctions prévues sont les suivantes :

avertissement par lettre (adressée aux parents dans le cas d’un adhérent mineur),
renvoi temporaire,
radiation prononcée par le conseil d’administration

SUPPRESSION D’UNE ACTIVITÉ

L’association se réserve le droit de supprimer une activité dans les cas suivants :

Lorsque l’effectif minimum assurant l’équilibre financier de l’activité n’est pas atteint,
Lorsqu’aucun local n’est disponible pour le déroulement de l’activité ou que la sécurité n’est pas assurée dans le local utilisé
En cas de troubles graves dans le déroulement de l’activité risquant de nuire à la sécurité des adhérents
En cas de démission de l’animateur et non possibilité de remplacement

Dans ce cas, les adhérents seront remboursés au pro-rata de la durée de l’activité.

En cas de besoin, certaines activités ayant un caractère particulier pourront faire l’objet d’un règlement plus spécifique, approuvé par le CA.

II – PARTIE STATUTAIRE

1) Rôles et décisions

L’Association « Loisirs et Rencontres » a vocation socio-culturelle et sportive. Elle entérine les créations et retraits des activités comme suit :

A / Création d’une activité

Elle crée des activités chaque fois que l’évaluation d’un besoin en fait apparaître l’intérêt et que les conditions de bon fonctionnement sont réunies.

La décision est du ressort du Conseil d’Administration qui examine le projet présenté par la personne initiatrice et qui peut reconnaître cette dernière comme Responsable de cette activité nouvelle.

B / Retrait d’une activité

Pour cessation

Le manque d’adhérents, la suppression des locaux, l’absence de Responsable technique ou administratif, l’incapacité à gérer peuvent entraîner la cessation de l’activité. La décision est du ressort du Conseil d’Administration.

Pour émancipation

Le retrait pour émancipation d’une d’activité ne pouvant être qu’exceptionnel, doit satisfaire aux conditions suivantes :

Expansion importante justifiant la création d’une structure propre.
Capacité à l’autogestion.
Autonomie financière.

L’activité sortante ne doit pas avoir contribué par son résultat net à plus de 20 % des frais de fonctionnement de l’Association, au cours des trois derniers exercices.

Une convention doit être établie avec l’Association et la municipalité si l’usage d’installations ou de matériel mis à disposition par cette dernière est en cause. Cette convention doit également traiter des conditions de transfert éventuel de propriété.

Ces conditions étant satisfaites, sur proposition du Bureau, le Conseil d’Administration d’un quorum égal au moins à 50 % des membres qui le composent et statuant à la majorité des 2/3 des membres présents, peut décider du retrait d’une activité, la décision devant être toutefois entérinée par la première assemblée générale qui suivra.

2) Responsabilités et attributions du responsable de section

Le responsable de section, obligatoirement bénévole, représente sa section au sein du Conseil d’Administration, avec voix délibérative s’il est élu, sinon, avec voix consultative.

Il est chargé :

de proposer les personnes habilitées à l’organisation interne de sa section ;
de la définition de l’activité, de ses objectifs et des moyens pour l’efficacité et le développement de celle-ci ;
d’élaborer le budget prévisionnel de sa section en collaboration avec le trésorier.
en ce qui concerne les sections sportives, il est tenu d’informer l’adhérent de son intérêt à souscrire un contrat d’assurance « individuelle accident » couvrant les dommages corporels auxquels peut l’exposer sa pratique sportive (article 38 de la loi du 16 juillet 1984 modifiée par la loi du 6 juillet 2000). A cet effet, LR met des formulaires à disposition.