L’association

CA du 25/10/2022

Objet du règlement

 

Le règlement intérieur est constitué d’une série de précisions et de recommandations pratiques à l’usage des adhérents. Il complète et précise les statuts en ce qui concerne l’organisation de l’Association.

I – REGLES DE VIE & FONCTIONNEMENT

ADHÉSION A L’ASSOCIATION

L’adhésion  est un préalable avant toute inscription à une activité. La cotisation adhérent donne droit aux activités et aux stages occasionnels.

Elle couvre l’assurance responsabilité civile obligatoire pour la pratique des activités.

Elle est offerte à partir du 4ème adhérent de la même famille (même nom, même adresse) et dès la 4ème activité pour une même personne (hors bibliothèque).

Cette cotisation n’est pas remboursable en cas d’abandon de l’activité.

Elle est valable pendant toute la durée de la saison (du 01/09 au 31/08 de chaque année)

PARTICIPATION AUX MANIFESTATIONS

Pour des manifestations (soirées – bourses aux vêtements – expositions…etc.) auxquelles souhaiteraient participer des personnes non-adhérentes, un « droit d’entrée » spécifique défini par le Bureau sera exigible.

ASSURANCE

Les adhérents sont couverts par une assurance qui couvre les risques liés à l’activité.

Un certificat médical est obligatoire pour la pratique des activités sportives et de danse. Il est à remettre avant la pratique de l’activité sous peine d’exclusion temporaire.

Concernant les adhérents pratiquant une activité sportive, l’association tient à leur disposition des formulaires leur permettant de souscrire une assurance complémentaire « Individuelle Accident IA SPORT+ ». Le coût de cette assurance est à la charge de l’adhérent.

PAIEMENT DES COTISATIONS

Les cotisations sont définies et payables en début de saison. Le paiement des cotisations peut être effectué en trois fois. Les trois chèques seront encaissés au début de chaque trimestre (1er octobre /1er janvier /1er avril). L’association accepte les chèques vacances, coupons sport, pass’jeunes 54 CAF et cartes bancaires.

PERIODE D’ESSAI

Pour chaque activité, un essai est possible aux conditions suivantes :

• L’essai est payant et sera déduit du montant de l’activité en cas de confirmation de l’inscription.
• L’adhérent s’inscrit, paye l’essai et le solde de l’activité (2 réglements). L&R encaisse l’essai mais n’encaisse pas le solde du règlement de l’activité à ce stade.
• L’adhérent effectue son essai dans les 15 jours qui suivent son inscription.
• L’adhérent informe le secrétariat de la suite donnée à son essai (arrêt ou poursuite de l’activité) dans les 30 jours qui suivent son inscription. En cas d’arrêt de l’activité, L&R restituera le solde du règlement à l’adhérent et gardera le montant de l’essai.
• Sans retour de l’adhérent dans les 30 jours qui suivent l’inscription, celle-ci sera validée et le solde du règlement encaissé.

DURÉE DES ACTIVITÉS

L’inscription est valable pour une saison, soit du 1^er septembre au 31 août. Il n’y a pas d’activité pendant les vacances scolaires (sauf cas particuliers). Le montant des cotisations est calculé pour 31 cours (sauf cas particuliers mentionnés sur les bulletins d’inscription.

REMBOURSEMENT DE COTISATION

Une inscription engage l’adhérent pour l’année, aussi toute demande de remboursement doit faire l’objet d’une demande écrite qui sera examinée par le Bureau.

Deux situations peuvent ouvrir droit à remboursement :

• Un déménagement (départ de la région) avec demande écrite fournie sous 1 mois après le début de l’absence. Un justificatif de déménagement sera fourni à L&R
• Arrêt maladie de plus d’un mois consécutif, sous réserve de fournir un certificat médical remis à L&R dans les 10 jours suivant sa délivrance (aucun certificat antidaté ne sera accepté)

Modalités de remboursement :

– Chaque mois commencé est dû

– Le remboursement débutera le 1^er du mois suivant la date de réception du certificat médical.

– Le montant brut du remboursement de la cotisation se fera à raison de 1/10ème par mois complet d’absence (la période d’activité s’étendant sur 10 mois)

– Une retenue de 10% du montant brut du remboursement sera effectuée pour frais de gestion.

Les activités pour lesquelles l’association joue le rôle d’intermédiaire (ex. : Aqua-Gym), et dont elle n’assure pas la gestion directe, les conditions de remboursement seront celles édictées par ce prestataire. L’information figurera sur le bulletin d’inscription.

DROIT A L’IMAGE

L’adhérent accepte que des photos soient prises au cours des activités. L’association s’engage à n’utiliser ces photos qu’à de fins de communication associative.

En cas de refus, l’adhérent devra le signaler par écrit.

RESPONSABILITÉ

La responsabilité de l’association n’est engagée que pendant la durée des activités.

Les parents doivent accompagner leurs enfants jusqu’à la porte de la salle où se déroule l’activité et s’assurer de la présence de l’animateur. Ils doivent venir les chercher à la fin de l’activité.

SANCTIONS

En cas de manquement caractérisé aux règles de la bienséance ou d’inobservation du présent règlement, les sanctions prévues sont les suivantes :

• avertissement par lettre (adressée aux parents dans le cas d’un adhérent mineur),
• renvoi temporaire,
• radiation prononcée par le conseil d’administration

SUPPRESSION D’UNE ACTIVITÉ

L’association se réserve le droit de supprimer une activité dans les cas suivants :

• Lorsque l’effectif minimum assurant l’équilibre financier de l’activité n’est pas atteint,
• Lorsqu’aucun local n’est disponible pour le déroulement de l’activité ou que la sécurité n’est pas assurée dans le local utilisé
• En cas de troubles graves dans le déroulement de l’activité risquant de nuire à la sécurité des adhérents
• En cas de démission de l’animateur et non possibilité de remplacement

Dans ce cas, les adhérents seront remboursés au pro-rata de la durée de l’activité.

En cas de besoin, certaines activités ayant un caractère particulier pourront faire l’objet d’un règlement plus spécifique, approuvé par le CA.

 

II – PARTIE STATUTAIRE

 

1) Rôles et décisions

L’Association « Loisirs et Rencontres » a vocation socio-culturelle et sportive. Elle entérine les créations et retraits des activités comme suit :

A / Création d’une activité

Elle crée des activités chaque fois que l’évaluation d’un besoin en fait apparaître l’intérêt et que les conditions de bon fonctionnement sont réunies.

La décision est du ressort du Conseil d’Administration qui examine le projet présenté par la personne initiatrice et qui peut reconnaître cette dernière comme Responsable de cette activité nouvelle.

B / Retrait d’une activité

1. Pour cessation
Le manque d’adhérents, la suppression des locaux, l’absence de Responsable technique ou administratif, l’incapacité à gérer peuvent entraîner la cessation de l’activité. La décision est du ressort du Conseil d’Administration.

2. Pour émancipation
Le retrait pour émancipation d’une d’activité ne pouvant être qu’exceptionnel, doit satisfaire aux conditions suivantes :

• Expansion importante justifiant la création d’une structure propre.
• Capacité à l’autogestion.
• Autonomie financière.

L’activité sortante ne doit pas avoir contribué par son résultat net à plus de 20 % des frais de fonctionnement de l’Association, au cours des trois derniers exercices.

Une convention doit être établie avec l’Association et la municipalité si l’usage d’installations ou de matériel mis à disposition par cette dernière est en cause. Cette convention doit également traiter des conditions de transfert éventuel de propriété.

Ces conditions étant satisfaites, sur proposition du Bureau, le Conseil d’Administration d’un quorum égal au moins à 50 % des membres qui le composent et statuant à la majorité des 2/3 des membres présents, peut décider du retrait d’une activité, la décision devant être toutefois entérinée par la première assemblée générale qui suivra.

2) Responsabilités et attributions du responsable de section

Le responsable de section, obligatoirement bénévole, représente sa section au sein du Conseil d’Administration, avec voix délibérative s’il est élu, sinon, avec voix consultative.

Il est chargé :

• de proposer les personnes habilitées à l’organisation interne de sa section ;
• de la définition de l’activité, de ses objectifs et des moyens pour l’efficacité et le développement de celle-ci ;
• d’élaborer le budget prévisionnel de sa section en collaboration avec le trésorier.
• en ce qui concerne les sections sportives, il est tenu d’informer l’adhérent de son intérêt à souscrire un contrat d’assurance « individuelle accident » couvrant les dommages corporels auxquels peut l’exposer sa pratique sportive (article 38 de la loi du 16 juillet 1984 modifiée par la loi du 6 juillet 2000). A cet effet, LR met des formulaires à disposition.

TITRE 1 : DENOMINATION – OBJET – DUREE
Article 1 : Constitution – dénomination

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts et toutes personnes qui y adhéreront ultérieurement une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du l6 août l90l, ainsi que par les textes actuellement en vigueur les ayant modifiés ou complétés, ainsi que les présents statuts.

L’association prend la dénomination de « Loisirs et Rencontres ».

Article 2 : But – Durée

Celle-ci est à vocation socio-culturelle, sportive, de loisirs et d’animation. Sa durée est illimitée.

Article 3 : Siège social

Le siège social est situé au 3 chemin de l’Embanie, à Heillecourt. Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d’Administration, après ratification par l’Assemblée Générale.

TITRE 2 : COMPOSITION – ADMISSION – MEMBRES
Article 4 : Composition

L’association Loisirs et Rencontres se compose de :

– membres adhérents,

– membres d’honneur,

– membres bienfaiteurs

Article 5 : Admission

Sont membres adhérents les personnes qui ont versé la cotisation d’adhésion pour la saison en cours, dont le montant a été fixé par l’Assemblée Générale.

Sont dispensés du versement de la cotisation d’adhésion, les membres d’honneur, les membres élus, les dirigeants en fonction, les bénévoles actifs, à savoir : les responsables de section et les animateurs bénévoles.

Loisirs et Rencontres assure la liberté d’opinion. Elle est ouverte à tous, individuellement, dans le respect des convictions de chacun et dans l’indépendance absolue à l’égard des partis politiques et des groupements confessionnels. Aucune association, aucune fraction ou section d’association, aucun représentant d’organisation ne peut adhérer à Loisirs et Rencontres en qualité de représentant de cette association. Toute propagande politique et tout prosélytisme religieux sont interdits au sein de l’association.

L’association s’interdit toute discrimination illégale et veille à l’observation des règles déontologiques du sport définies par le Comité National Olympique et Sportif Français. L’association veille au respect des règles d’encadrement, d’hygiène et de sécurité applicables aux disciplines sportives pratiquées par ses membres.

Article 6 : Affiliation

L’association est affiliée aux fédérations nationales régissant les sports qu’elle pratique.

Article 7 : Perte de la qualité de membre

La qualité de membre de l’association se perd par la démission, le décès, la radiation prononcée par le Conseil d’Administration, pour non paiement de la cotisation ou pour non respect des statuts et règlements, et pour toute action allant à l’encontre des intérêts de l’association.

Le membre exclu doit payer ses cotisations échues et celles de l’année courante.
Le membre décédé n’est pas remplacé dans l’association par ses héritiers.

Le décès, la démission et l’exclusion d’un membre ne mettent pas fin à l’association qui continue d’exister entre ses membres.

TITRE 3 : ADMINISTRATION – CONSEIL
Article 8 : Composition du Conseil d’Administration

L’association est administrée par un Conseil composé de 15 membres minimum à 50 membres maximum, et dont l’accès est ouvert d’une manière égale aux hommes et aux femmes, comprenant :

des membres d’honneur, et des membres bienfaiteurs proposés par le Bureau
des membres élus à la majorité, à scrutin secret, pour 3 ans, renouvelables.
Les membres mineurs de 16 à 18 ans peuvent être élus au Conseil, à condition que leur nombre ne soit pas supérieur à 50% de l’ensemble des membres du Conseil. Pour faire acte de candidature, ils doivent pouvoir produire une autorisation parentale ou de leur tuteur légal.

Il suffit d’être à jour de sa cotisation d’adhérent pour pouvoir se présenter.

En cas de poste vacant, le Conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres par cooptation, soumise à l’agrément de l’Assemblée Générale suivante.

La composition du Conseil d’Administration doit refléter le plus possible la composition de l’Assemblée Générale.

Perdent la qualité de membres du Conseil ceux :

a) qui perdent leur qualité de membre de l’association tel qu’il est défini à l’article 7 précité,
b) qui ont été absents pendant deux séances annuelles du Conseil.
Pour respecter les droits de la défense, les membres exclus par application des alinéas a ou b ci-dessus, sont convoqués par lettre recommandée. Ils ont alors la possibilité de s’expliquer et de présenter leurs arguments, selon leur choix, devant le Conseil d’Administration et (ou) devant l’Assemblée Générale.

Les administrateurs sont élus pour 3 ans. Les membres sortants sont rééligibles. Les personnes souhaitant se présenter aux suffrages de l’Assemblée Générale pour faire partie du conseil devront faire parvenir au Président au minimum 8 jours avant la date de l’Assemblée Générale une lettre de motivation qu’ils présenteront au cours de cette assemblée. Les membres qui souhaitent démissionner en cours de mandat devront adresser une lettre au siège de l’Association.

Article 9 : Bureau

Lors de la première réunion du Conseil d’Administration qui suit l’Assemblée Générale, il est procédé à la mise en place du Bureau. Les mineurs de 16 à 18 ans ne peuvent en faire partie.

Le Conseil choisit parmi ses membres un Bureau qui est l’organe exécutif. Celui-ci est élu soit à main levée, soit par scrutin secret si la demande est formulée. Il comprend un président, un ou plusieurs vice-présidents, un secrétaire et s’il y a lieu un adjoint, un trésorier et si besoin un adjoint. Le Bureau peut s’adjoindre de nouveaux membres par cooptation, puis ratification par le CA suivant. Ces nominations figureront dans les CR des réunions de Bureau (mission, durée, moyens). Le président est doté du pouvoir de représenter l’association. Il peut, pour un acte précis, déléguer ce pouvoir à un autre membre du Conseil (Bureau). En cas de représentation en justice, il ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d’une procuration spéciale.

Article 9 bis : Démission d’un membre du bureau

A tout moment, un membre du bureau peut démissionner de cette instance. Pour cela il adressera au président un courrier ou un courriel notifiant sa prise de décision. Cette démission entraînera sa perte de qualité de membre du bureau mais non celle de membre du CA

Puis, le cas échéant, par cooptation, un nouveau membre pourra alors intégrer le bureau. Cette nomination sera validée par le CA suivant.

Article 10 : Réunion du Conseil d’Administration

Le Conseil se réunit trois fois par an sur convocation de son (sa) président(e) ou sur la demande d’au moins un quart de ses membres. Ses décisions sont prises à la majorité des membres présents. Pour délibérer valablement, la présence de la moitié au moins des membres du Conseil est nécessaire. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.

Article 11 : Rôle du Conseil d’Administration

Le Conseil est investi des pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la gestion de l’association. Il reçoit toute somme revenant à l’association, ordonne et effectue toute dépense, il fait tout emploi de fonds de la manière qu’il juge convenable, il peut acheter et vendre toute valeur mobilière, bien mobilier et immobilier, qu’ils soient confiés à l’association par prêt, bail ou convention, ou qu’ils soient sa propriété, traiter, transiger, compromettre sur les intérêts de l’association.

Il autorise tout désistement et mainlevée, avec ou sans constatation de paiement.

Il ne peut acquérir ou vendre des immeubles ou encore hypothéquer qu’après autorisation spéciale de l’assemblée générale.

Il représente l’association en justice tant en demande qu’en défense ; enfin, il statue sur toute admission et exclusion des membres de l’association.

Sur proposition du Bureau, il vote le budget annuel proposé à l’Assemblée Générale, établit et présente les demandes de subventions, gère les ressources de l’association, assure la gestion des biens immobiliers et mobiliers, qu’ils soient confiés à l’association par prêt, bail ou convention, ou qu’ils soient sa propriété. Il prépare les rapports annuels et le budget prévisionnel qui doivent être présentés à l’approbation de l’Assemblée Générale. Il doit être tenu au courant des diverses activités de l’association et de la situation financière.

Les décisions prises par le conseil dans la limite de ses attributions sont obligatoires pour tous les membres de l’association.

Article 11 bis : Attributions des membres du conseil

Le président a la direction générale de l’association, il la représente en justice et dans ses rapports avec les administrations publiques, il est chargé de l’exécution des décisions du conseil ; il signe valablement, avec le trésorier, les ordonnances de paiement, les retraits et décharges de sommes, l’aliénation et le transfert de toute rente, action et autres valeurs mobilières, toute opération de caisse et tout acte de vie civile.

Les attributions des autres membres du Bureau sont déterminées par le président.

Article 12 : Membres consultatifs

Le Conseil peut s’adjoindre à titre consultatif toute personne dont la compétence lui semble utile.

Les responsables d’activités, donnent leur avis sur les cotisations, le budget de fonctionnement de leur section, les demandes d’investissement qu’ils sollicitent.

TITRE 4 : RESSOURCES ET COMPTABILITE
Article 13 : Ressources

Les ressources de l’association proviennent :

a) des adhésions à L&R
b) des cotisations par activité,
c) de toutes manifestations organisées au sein de l’association,
d) de dons,
e) de subventions
f) de ressources diverses.
L’actif de l’association pouvant comprendre des apports en nature de biens quelconques en propriété ou en jouissance, l’association prend seule les engagements contractés en son nom, sans que les membres de l’association ou du conseil ne puissent en être personnellement tenus responsables.

Article 14 : Comptabilité et transparence

Il est tenu, au jour le jour, une comptabilité complète de toutes les recettes et toutes les dépenses.

Avant le début de l’exercice, il est établi un budget prévisionnel sur l’année adopté par le Conseil d’Administration.

Tout contrat ou convention passé entre l’association Loisirs et Rencontres, d’une part, et un administrateur, son conjoint ou un proche, d’autre part, est soumis pour autorisation au conseil d’Administration et présenté pour information à la plus prochaine Assemblée Générale.

L’arrêté comptable est fixé au 31 août. Avant cette date, les responsables de sections devront préparer leur budget de l’exercice à venir.

TITRE 5 : ASSEMBLEE GENERALE
Article 15 : Rôle et composition

L’Assemblée Générale se compose de tous les membres de l’association à jour de leur cotisation de l’année en cours.

Elle se réunit une fois par an sur convocation de son président et son conseil d’Administration en session normale :

elle délibère sur le rapport relatif à la situation morale de l’association,
elle délibère sur les rapports relatifs à la gestion et situation financière, dans un délai inférieur à 6 mois à compter de la clôture de l’exercice.
elle délibère sur les questions figurant à l’ordre du jour,
elle procède aux élections des administrateurs, conformément à l’article 8,
elle nomme le contrôleur aux comptes obligatoirement choisi en dehors du Conseil et dont le rôle sera d’émettre un avis sur la régularité des comptes de l’association en fin d’exercice annuel.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents, âgés de 16 ans révolus au jour de l’Assemblée Générale.

Pour la validité de ses délibérations, la présence d’au moins 10 % des membres électeurs, présents ou représentés (pouvoirs compris) est nécessaire. Si ce quorum n’est pas atteint, il est convoqué avec le même ordre du jour, une deuxième Assemblée Générale à 15 jours d’intervalle, qui délibère valablement quel que soit le nombre des membres présents.

Les convocations et le projet d’ordre du jour de l’Assemblée Générale ordinaire seront transmis à tous les adhérents au moins 15 jours avant la date fixée par le Conseil.

Par tout moyen d’information, l’assemblée générale sera annoncée, afin qu’une large participation des adhérents se manifeste.

Article 16 : Assemblée Générale Extraordinaire

L’Assemblée Générale extraordinaire se réunit à la demande du président ou d’au moins 10 % de ses membres électeurs. Elle délibère sur les questions préalablement mises à l’ordre du jour. Pour la validité de ses délibérations, la présence de 10 % au moins de ses membres électeurs, présents ou représentés (pouvoirs compris) est nécessaire. Si ce quorum n’est pas atteint, il est convoqué avec le même ordre du jour, une deuxième assemblée à 15 jours d’intervalle, qui délibère valablement quel que soit le nombre des membres présents.

Les convocations et le projet d’ordre du jour de l’Assemblée Générale extraordinaire seront transmis à tous les adhérents au moins 15 jours avant la date fixée par le Conseil.

Par tout moyen d’information, l’assemblée générale extraordinaire sera annoncée, afin qu’une large participation des adhérents se manifeste.

TITRE 6 : REGLEMENT INTERIEUR – MODIFICATIONS – DISSOLUTION
Article 17 : Règlement Intérieur

Un règlement intérieur peut être établi par le Conseil d’Administration et approuvé par l’Assemblée Générale. Ce règlement est perfectible et peut être modifié par le Conseil d’Administration qui en informera les adhérents lors de l’Assemblée Générale.

Article 18 : Modification des statuts

Les statuts ne peuvent être modifiés que sur proposition du Conseil d’Administration ou au moins du quart des membres électeurs de l’association. Ce texte des modifications doit être communiqué aux membres un mois au moins avant la réunion de l’Assemblée Générale. Cette dernière ne délibère valablement qu’en présence de 10 % des membres électeurs (pouvoirs compris). Si l’Assemblée Générale n’atteint pas le quorum, une assemblée est convoquée à nouveau dans les 15 jours et peut délibérer valablement quel que soit le nombre de membres présents.

Le Conseil d’Administration devra déclarer dans les trois mois à la Préfecture de Meurthe-et-Moselle les modifications ultérieures désignées ci-dessous :

remaniements du Conseil d’Administration
transfert du siège social
dissolution de l’association
les autres modifications statutaires
Et en informer également la Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports.

Toutes ces modifications sont consignées sur le registre de l’association.

Article 19 : Dissolution

En cas de dissolution, les biens de l’association seront confiés aux mains de la commune de Heillecourt qui en assurera la gestion jusqu’à ce que soit reconstituée à Heillecourt, une association ayant les buts définis au titre « un » des présents statuts.

Les présents statuts ont été adoptés en Assemblée Générale Extraordinaire tenue à Heillecourt, le 10 janvier 2018 et signés par la Présidente, Monique JACQUES.